Para las empresas que trabajamos de manera remota o híbrida es muy importante propiciar espacios de encuentro recreativos en donde puedan asistir todas las personas que la integran. Es trascendental para fomentar el trabajo en equipo, el aprecio y orgullo por la compañía y por quienes son parte de la misma; para alimentar deseos de crecimiento individuales y colectivos; y para desarrollar satisfacción por ser parte de algo más grande.

Este tipo de eventos son convenientes sobre todo para las empresas que tienen una alta rotación de personal. Establecer vínculos estrechos con las personas con las que se trabaja de manera remota, híbrida e incluso presencial, puede llevar mucho tiempo. Generar experiencias que excedan la rutina laboral, puede acelerar esos plazos.

Para que sea posible, es necesario que la compañía garantice las condiciones materiales, como otorgar medio (o un día) libre para que quienes están lejos puedan viajar; pagar pasajes o combustible; cubrir las necesidades básicas (comida, bebida, alojamiento) durante todo el evento. Y además que ofrezca una propuesta motivadora para que las personas se sientan interesadas y entusiasmadas en participar.

Sobre todos estos temas hablaremos en este artículo y además te contaremos qué tipos de encuentros presenciales se pueden realizar; 10 pasos concretos para que puedas organizar tus eventos de manera exitosa y cómo garantizar que funcionen.

En este artículo:

En XOOR cada año realizamos 3 tipos de actividades recreativas diferentes con la finalidad de pasar momentos agradables y cultivar recuerdos memorables con el equipo más allá del trabajo diario. También para potenciar aún más el cariño con colegas; y, a su vez, como trabajamos de manera híbrida y remota, este tipo de eventos nos sirve para poder acercarnos y celebrar nuestros logros en persona.

Para que a estos eventos puedan sumarse todas las personas invitadas, XOOR garantiza el transporte ya sea en colectivo de larga distancia, avión cuando viven en otras provincias, y el combustible para quienes disponen de su vehículo. A su vez, otorga medio día libre para que las personas puedan trasladarse de una ciudad a otra (en caso de estar muy lejos un día completo). También se hace cargo de todos los costos de comida, bebida, alojamiento y actividades recreativas.

Se pueden realizar encuentros presenciales con fines formativos o laborales; y también recreativos. El tipo de evento a llevar a cabo dependerá de los objetivos del negocio y de aquellas cuestiones que haya identificado como problemas y que se deseen abordar.

Por ejemplo, si la compañía detecta un interés particular por parte del equipo por actualizar sus saberes, aprender herramientas nuevas o profundizar sobre algún tema, se podría considerar la opción de organizar talleres, workshops o incluso Congresos.

Si por otra parte, hay problemas de comunicación y/u organización de los proyectos a desarrollar, planificar jornadas de coworking puede ser de gran ayuda. Es muy importante determinar plazos para cumplir con tareas específicas para aprovechar el tiempo de manera más efectiva y que no se pasen las horas con conversaciones que no conduzcan a ningún lugar resolutivo.

Si la dificultad a la que se enfrenta la organización está vinculada a la construcción del sentido de pertenencia, a fomentar el trabajo en equipo y el compromiso afectivo entre colegas, la mejor opción son los encuentros presenciales recreativos como fiestas, día de campo, torneos deportivos, excursiones, o festivales.

La organización en cualquier tipo de evento es clave para que funcione y sea productiva, independientemente de si se trata de una reunión breve con poca gente, un retiro de todo un fin de semana con el equipo, o un congreso multitudinario. Por eso a continuación te dejamos 10 pasos para lograr un encuentro presencial recreativo exitoso:

Para garantizar que los encuentros presenciales recreativos funcionen, lo primero es plantear objetivos claros. Sin una unidad de medición es imposible saber si hubo resultados positivos. Del mismo modo sucede con los indicadores, éstos te permiten medir de manera cuantificable cómo era la situación antes y después.

Esto te permitirá separar la “satisfacción” de quienes asistieron, de resultados reales de la actividad. Es decir, para poder afirmar que un evento “funcionó”, se puede tener en cuenta si el equipo lo pasó bien, se divirtió, volvería a participar; o, mucho más importante, se puede validar si se alcanzaron los objetivos planteados. Por ejemplo, si se internalizaron los valores de la empresa; si mejoró su modo de trabajar colaborativamente; y/o si incorporó determinadas herramientas.

En segundo lugar, es muy importante que haya una relación entre tu objetivo y el tipo de encuentro y actividades a realizar. Por ejemplo, si lo que querés es reforzar el trabajo en equipo y el compañerismo, no necesariamente se resolverá si planteas una capacitación sobre desarrollo de software.

La tercera dimensión tiene que ver con la perseverancia. Cuando queremos abordar objetivos complejos como la incorporación de soft skills, que no se pueden practicar haciendo ejercicios matemáticos, o que es necesario renovar cada vez que se incorporan nuevos integrantes a los equipos; hay que plantearnos la necesidad de realizar este tipo de actividades periódicamente. A su vez, hay que comprender que el compañerismo y el afecto por quienes integran una compañía es algo que hay que alimentar constantemente, no basta con una única reunión.

Por último, ¡no hay recetas mágicas! Por más que hayas organizado el evento con tiempo y metódicamente, nada puede garantizar que funcione 100%. Y aún más importante: no todas las fórmulas funcionan para todos los eventos, ni para todas las empresas. Así que será clave que sistematices la información: ¿qué hiciste y qué resultados obtuviste?, ¿qué falló?, ¿qué salió muy bien?, ¿qué empresas proveedoras gustaron y cuáles no?, para saber si vas por buen camino o hay que corregir el rumbo.

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