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¿Qué es el Project Management?
El Project Management (PM) es una disciplina esencial para el éxito de cualquier empresa relacionada con la tecnología. Se refiere al proceso de planificar, organizar y controlar el desarrollo de un proyecto de software desde el inicio hasta el final.
Incluye la definición de objetivos, la asignación de tareas y responsabilidades, y el seguimiento del progreso de las mismas para asegurar que se alcancen los resultados esperados dentro del tiempo establecido y con el presupuesto previsto.
En este artículo:
- ¿Qué hace un PM?
- ¿Cuáles son las funciones del Project Manager (PM)?
- ¿Cómo se gestiona un proyecto?
- ¿Qué se necesita para ser PM?
- Project Management:¿dónde estudiar?
¿Qué hace un PM?
El área de Project Management (PM), o también conocida en español como Gestión de Proyectos, se dedica a planificar y conducir todo el proceso de desarrollo de un producto de software. Es responsable de seleccionar los profesionales a cargo y sus respectivas tareas, definir plazos y deadlines, implementar metodologías de trabajo y asegurar una comunicación continua, tanto dentro del equipo, como con las y los clientes.
Si te estás preguntando para qué sirve un Project Manager o Gestor de Proyectos, tal vez te ayude comprender que es quien se ocupa de organizar el trabajo de las personas que integran un proyecto, de facilitar la documentación y los recursos que se puedan necesitar, y hacer de intermediaria entre cliente y equipo para que cada parte pueda ocuparse de lleno a sus tareas.
¿Cuáles son las funciones del Project Manager (PM)?
El área de Project Management cumple 9 funciones o tareas principales:
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Definir junto con la o el cliente el alcance y objetivos del proyecto.
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Crear un plan detallado y desglosado en tareas.
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Asignarlas a cada profesional del equipo (devs, QAs, diseño).
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Supervisar el progreso del proyecto y asegurarse de que se cumplan los plazos acordados.
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Gestionar el presupuesto (generalmente definido en función de las horas de trabajo) y mantenerlo dentro de los límites establecidos.
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Definir las herramientas adecuadas para garantizar una comunicación fluida y periódica con miembros del equipo, stakeholders y demás personas interesadas en el proyecto, permitiéndoles estar al tanto de su status y avance, y así poder resolver cualquier demora o imprevisto que pueda surgir.
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Fijar prioridades de acuerdo a las necesidades del cliente y a las posibilidades del equipo.
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Identificar y gestionar tempranamente potenciales riesgos que puedan afectar al desarrollo del proyecto.
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Realizar una revisión final para evaluar performance y resultados, tomando lecciones aprendidas para futuros trabajos
En XOOR, el rol de PM busca acompañar a quienes contratan nuestros servicios, en la definición de funcionalidades, integraciones y alcances del proyecto en base a limitaciones de diseño o desarrollo. Además, tiene por objetivo facilitar el trabajo de todo el equipo, definiendo una metodología clara de trabajo y dando soporte y feedback continuo a todos los roles.
¿Cómo se gestiona un proyecto?
Hay diferentes formas de gestionar proyectos. Si bien existen metodologías específicas, con pasos claros y flujos de trabajo definidos, cada empresa diseña sus procesos de acuerdo a las particularidades del negocio, de las áreas involucradas, y de las personas que adquieren nuestros servicios.
A continuación te contamos paso a paso cómo llevamos adelante los proyectos en XOOR:
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Proceso de discovery. Se apunta a entender el producto que tienen en mente las personas que contrataron los servicios de XOOR; a identificar qué buscan, sus deseos, necesidades y/o problemas a resolver. Esta etapa representa el primer contacto con la o el cliente, que será clave ya que participará de forma activa en la toma de decisiones, junto con las áreas de PM (organización y gestión), TL/PL (definiciones técnicas del lado de desarrollo) y diseño (userflows y wireframes en baja fidelidad).
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Asignación de tareas. En función del tiempo que se requiere o en el que se desea llegar al objetivo, se determinan los recursos necesarios para el proyecto. Se define entonces cuántos y quiénes integrarán el equipo de desarrollo, el de QA, y el de diseño. Se asignan responsabilidades y tareas a cada persona a través de Jira, Figma, Slack y Suite de Google.
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Calendarización. Se define una fecha de inicio y se calendarizan las tareas, las reuniones de seguimiento y los plazos de entrega. Además, se planifican las primeras instancias de trabajo: comenzar con el diseño del producto, iniciar los proyectos base de desarrollo (tanto de front-end como de back-end), redactar los primeros test cases antes de pasar a la ejecución.
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Definición de metodologías y primeros pasos. Los PM definen qué metodologías serán más adecuadas para trabajar: Kanban, Scrum, etc. Además, es importante repasar la documentación recopilada hasta el momento (lo que haya enviado quien contrata nuestros servicios y lo que se fue documentando desde el área de PM) y configurar los proyectos en Jira y Figma.
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Reuniones con el cliente. Es necesario organizarlas y calendarizarlas, con la frecuencia que el proyecto demande. Luego del discovery, se tiene un encuentro antes de arrancar (kick off), en el que se describen los plazos planteados, cómo estará conformado el equipo y qué tareas realizará cada rol, cómo y con qué frecuencia se compartirán los entregables, ya sea un archivo de diseño, documentación de desarrollo, test cases o, incluso, un deploy a un ambiente de desarrollo.
¿Qué se necesita para ser PM?
Hay 5 habilidades o competencias que son clave para un buen desempeño en este rol:
- Comunicación. Quienes trabajan como Project Managers son la primera línea de comunicación con las personas que contratan a XOOR, por lo que tienen que garantizar que las interacciones sean posibles y organizadas. Es muy importante que haya un “ida y vuelta” constante, tanto entre los miembros del equipo como con las partes interesadas, a medida que se avanza con el proyecto, para tomar decisiones que agilicen las tareas cotidianas y busquen el mejor resultado.
En XOOR se apunta a dar y recibir feedback en forma periódica y oportuna, ya que el objetivo central es evitar demoras e imprevistos, y brindar siempre productos de excelente calidad.
- Organización. Es esencial una buena documentación y organización de la información, buscando siempre unificar criterios en pos de un trabajo claro y ordenado, para ahorrar tiempo y minimizar la posibilidad de imprevistos.
En XOOR hacemos hincapié en que cada profesional internalice metodologías y pautas que permitan trabajar de manera homogénea, amena y eficiente. Una buena práctica es dejar siempre un registro de las reuniones y decisiones que se hayan tomado, ya sea entre miembros del equipo o con clientes.
- Habilidades interpersonales y de liderazgo. Es crucial que quienes trabajan como Project Managers conozcan profesionalmente a las y los colaboradores del equipo (qué saben hacer, cuáles son sus intereses laborales, etc) y fomenten buenas relaciones interpersonales. Por otro lado, es necesario que les brinden feedback constantemente, permitiéndoles su superación profesional.
Las y los PM deben contar además con aptitudes de liderazgo y negociación, pudiendo adoptar una postura conciliadora entre el equipo y quienes nos contratan.
4.__ Capacidad analítica__. Es importante evaluar en profundidad la situación que nos presenta nuestro cliente o clienta, conocer su background, analizar el problema a solucionar que plantea, y entender lo que espera con nuestra labor.
Por ejemplo, si no tiene realizado un estudio de mercado, o no tiene en claro qué funcionalidades quiere que tenga su producto, desde XOOR se le brinda el acompañamiento que necesita para trabajar su propuesta comercial, y luego sí darle definiciones al proyecto.
5.__ Adaptabilidad__. A medida que evoluciona el proyecto, suelen producirse variaciones en relación al plan original. Por lo tanto, desde el área de PM se busca una adaptación rápida a los cambios de rumbo, siempre evaluando los riesgos y considerando las diferentes variables para garantizar un avance continuo.
En XOOR tratamos de generar reuniones periódicas, donde se realizan entregas pequeñas pero con mayor frecuencia, para poder ir resolviendo dudas y efectuando las modificaciones y adaptaciones que sean necesarias en función de los requerimientos del producto.
Project Management:¿dónde estudiar?
Ahora que ya vimos qué es el Project Management y de qué se encargan las y los Project Managers, seguramente te estés preguntando dónde estudiar este rol. La realidad es que hay muchísimas opciones en todo el mundo.
Actualmente se puede estudiar Project Manager en Argentina, hay carreras privadas en la Universidad Argentina de la Empresa (UADE) y, a nivel posgrado, se puede acceder de manera pública y gratuita en la Universidad de Buenos Aires (UBA), siempre que ya tengas un título de grado previamente.
Para quienes prefieren opciones más cortas pero con igual salida laboral, se pueden realizar cursos de Project Management de manera online o presencial, pagos o gratuitos. La clave es asegurarse de que los conocimientos te permitan rendir el examen que te otorga la certificación de gestión de proyectos como Agile y/o Scrum.
Si te interesó conocer sobre este rol, te invitamos a interiorizarte también acerca de cómo funciona el área de desarrollo de software, de UX UI y de QA.